Dans le numéro précédent de votre Magazine Logis-T Africa, nous avions abordé les six premières règles de la gestion efficace des stocks relatives au financement des stocks et à l’approvisionnement permettant d’assurer une meilleure disponibilité des produits. Mais force est de constater qu’un bon approvisionnement n’est pas suffisant pour atteindre l’objectif de disponibilité. Il doit être suivi de bonnes pratiques de gestion d’entrepôts et de contrôle d’inventaire. Ce contrôle est d’autant plus important que la rentabilité et donc la pérennité de l’entreprise, est menacée, dans la mesure où les pertes d’inventaire impactent directement le profit de celle-ci. Dans ce numéro, nous vous proposons six autres règles relatives aux opérations d’entreposage et à la gestion de la demande pour garder le contrôle sur la disponibilité de votre catalogue tout en assurant la rentabilité de votre entreprise.
7. Entreposage: Contrôlez à la loupe les réceptions fournisseurs.
Le niveau de stocks réellement disponibles de chaque produit de votre catalogue est déterminé par deux types d’opérations ou activités : les mouvements d’entrée réels ou réceptions réelles de marchandises et les mouvements de sorties réels. Les réceptions de marchandises constituent l’activité la plus critique de la gestion d’un entrepôt. En effet, étant le premier maillon de la chaîne opérationnelle de l’entrepôt, si vos réceptions sont mal gérées, toutes les autres activités seront impactées négativement et le niveau de satisfaction de vos clients en pâtira.
Au-delà du contrôle documentaire à la réception, ayez à l’esprit deux contrôles fondamentaux : le contrôle des quantités reçues et le contrôle des prix à la réception. Concernant le contrôle sur les quantités reçues, il existe trois types d’erreurs courantes.
• Les fausses déclarations: les quantités déclarées dans le système informatique ou dans le journal d’entrée de stock sont supérieures aux quantités reçues physiquement. La conséquence directe en est que vous vous retrouverez avec des commandes que vous ne pourrez pas honorer. Dommage pour vous mais vos concurrents s’en réjouiront davantage : Vos clients insatisfaits et frustrés n’attendrons pas votre réassort pour passer commande.
• Les déclarations partielles: les quantités déclarées comme reçues dans le système informatique sont inférieures aux quantités reçues réellement. Résultat : soit vous accumulez du stock et de l’argent en passant une nouvelle commande fournisseur à recevoir, ou alors vous ratez des ventes sur des produits physiquement en stock à l’entrepôt mais virtuellement en ruptures. Il y a très peu de chance que vos clients viennent fouiller votre entrepôt à la recherche de produits disponibles.
• Et les réceptions non déclarées : dans ce cas aucune déclaration n’est faite dans le système et pourtant les produits ont été bel et bien reçus. Le résultat peut être un stock très demandé par les clients mais dormant dans l’entrepôt : des clients insatisfaits pour cause de rupture de stocks, de l’argent immobilisé et des problèmes d’espace à l’entrepôt.
L’autre aspect critique des réceptions de marchandises est le contrôle des prix. Toute erreur ou changement de prix chez le fournisseur doit être détectée lors de la réception avant la décharge du bon de livraison ou de la facture du fournisseur et signalée automatiquement au responsable approvisionnement pour validation. Des hausses de prix peuvent être particulièrement coûteuses si vos fournisseurs n’acceptent pas ou sont réticents aux retours après réception et signature du bon de livraison. Vous pourrez vous retrouver avec du stock dormant à l’entrepôt invendu à cause du prix très élevé par rapport au prix du marché.
Assurez-vous donc de mettre en place un processus de vérification clair et détaillé à appliquer pour toutes les réceptions de votre entrepôt. Ne vous arrêtez pas là : Mettez aussi en place un contrôle à postériori de vos réceptions ou un système de tracing permettant de détecter toute erreur survenue à la réception des marchandises. Vous assurerez ainsi une plus grande disponibilité pour vos clients et limiterez les pertes de votre entreprise. Mais si vous voulez avoir plus de contrôle sur vos stocks, contrôlez aussi tout mouvement de sortie de stocks.
8. Entreposage : Contrôlez les mouvements de sorties : picking, packing et chargements
Tout comme les mouvements d’entrées de marchandises, les mouvements de sortie affectent aussi les niveaux de stock de vos produits et par conséquent la disponibilité de ceux-ci. Des fausses déclarations de sortie et des déclarations partielles ou inexistantes sont préjudiciables à la justesse du niveau des stocks et peuvent engendrer des pertes considérables pour votre entreprise. Pour maitriser cette phase de vos opérations d’entreposage, vous devriez vous concentrer sur trois activités principales : le picking ou la tournée de prélèvements, le packing ou emballage des produits et les chargements.
Le suivi des picking vous permettra de détecter non seulement les confusions entre des références de produits mais aussi les produits physiquement en rupture et virtuellement disponibles dans votre système d’information. C’est une occasion pour vous de réajuster le niveau de stocks sur ces produits en rupture afin d’éviter d’autres commandes non livrables….
Par Essodéké PANIZI
Acheteur à MAAD SAS
Fondateur du Blog du Logisticien
www.leblogdulogisticien.com
